परिभाषा:
डेटा स्रोत वह फ़ाइल या डेटाबेस होता है जिसमें उन सभी जानकारियों को रखा जाता है जिन्हें मेल मर्ज प्रक्रिया में मुख्य दस्तावेज़ में भरना होता है।

उद्देश्य:

• सभी व्यक्तिगत जानकारी को व्यवस्थित तरीके से एक जगह रखना।

• वर्ड प्रोसेसर को यह सुविधा देना कि वह प्रत्येक व्यक्ति की जानकारी सही जगह पर भर सके।

डेटा स्रोत के प्रकार:
✔ स्प्रेडशीट (जैसे एक्सेल)
✔ डेटाबेस फाइल
✔ संपर्क सूची या CSV फाइल
✔ वर्ड प्रोसेसर में बनाई गई तालिका

इसे कैसे उपयोग करें:

1. पहले डेटा स्रोत की फ़ाइल बनाएं या खोलें।

2. प्रत्येक कॉलम के ऊपर स्पष्ट नाम लिखें जैसे: नाम, पता, फ़ोन नंबर आदि।

3. प्रत्येक पंक्ति में संबंधित व्यक्ति की जानकारी भरें।

4. इसे मुख्य दस्तावेज़ से जोड़ें।

5. वर्ड प्रोसेसर प्रत्येक पंक्ति को पढ़ेगा और हर दस्तावेज़ में सही जानकारी भर देगा।

उदाहरण:

यह तालिका मुख्य दस्तावेज़ से जोड़कर प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग पत्र या ईमेल तैयार कर सकती है।

लाभ:
✔ जानकारी सुव्यवस्थित रहती है
✔ बड़ी मात्रा में डेटा आसानी से संभाला जा सकता है
✔ तेज़ और बिना गलती के दस्तावेज़ तैयार होते हैं

Definition:
A data source is a file or a database that stores the information needed for mail merge. It contains all the details that will be inserted into the main document.

Purpose:

• To keep all personalized information organized in one place.

• Allows the word processor to automatically insert the correct data for each person.

Types of Data Sources:

• Spreadsheet (like Excel)

• Database files

• Contact list or CSV file

• Table created in the word processor

How to use:

1. Create or open the data source file.

2. Ensure that each column has a header (e.g., Name, Address, Phone Number).

3. Fill in the rows with information for each person.

4. Link this file with the main document in the mail merge process.

5. The word processor reads each row and fills in the details for every individual document.

Example:
A spreadsheet with columns like:

This spreadsheet can be connected to create personalized emails or letters.

Benefits:

• Information is structured and easy to manage.

• Supports large datasets.

• Fast and error-free document creation.